Üzleti kommunikáció általános típusai, jellemzői és hibái

Olyan társadalomban élünk, amelyben a munkaerőpiac nagy része az üzleti környezet alapján van kialakítva. Függetlenül attól, hogy nagy multinacionális vállalatok, kkv-k, családi vállalkozások vagy akár egyéni szolgáltatások, mindegyiknek figyelembe kell vennie, hogy túlélésük lényeges eleme a szervezeti egység és a részlegek közötti kommunikáció az erő összehangolása és a közös cél elérése érdekében.

Ebben az értelemben megerősíthetjük ezt Az üzleti kommunikáció az egyik kulcsfontosságú eleme a szervezetnek, különösen, ha bizonyos bonyolultsága van, megfelelően működik, és alkalmazkodni és túlélni. És ez a kommunikáció arról szól, hogy mit fogunk beszélni ebben a cikkben.

• Kapcsolódó cikk: "A munka és a szervezetek pszichológiája: egy jövőbeli szakma"

Mi az üzleti kommunikáció?

Úgy értendő, hogy az üzleti kommunikáció egy vállalat vagy annak egy része által végrehajtott folyamatok halmazához, annak érdekében, hogy utazási információkat készítsen, a vállalat különböző szervezeti egységei vagy posztjai között, vagy ha a vállalat kommunikációjáról beszélünk kívülről.

Fontos szem előtt tartani, hogy általános szabályként az ilyen kommunikáció nemcsak az információ kiadásának képességét jelenti, hanem magában foglalja azt is, hogy az információt megkapja: kölcsönös adatcserével szembesülünk.

A jó üzleti kommunikáció kedvez, hogy a vállalat minden tagja motivált maradjon, és hogy cselekedeteik ismertek legyenek, csökkentve mind a munkavállalók, mind a vezetők bizonytalanságát az állam állapota tekintetében.. Ez is megkönnyíti az interakciót és javítja a munkakörnyezetet, A termelékenység növelése és az optimális reagálás lehetővé tétele minden esetre.

Általános célkitűzések

Az üzleti kommunikáció célkitűzései könnyen érthetőek. Egyrészről lehetővé teszi egy koherens szervezet létrehozását, valamint a különböző szervezeti egységek vagy munkavállalók által megszerzett információk és eredmények megosztását, valamint a létrehozandó és továbbítandó vállalat célkitűzéseit és vállalati elképzeléseit..

is megkönnyíti az egyes munkavállalók elvárásainak megértését, valamint annak a valóságnak a megértése, amelyre mindegyiknek szembe kell néznie. Ez is megkönnyíti, hogy mindenki ugyanabban az irányban dolgozzon, és hogy megismerhessék a saját felelősségük teljesítésének új módjait..

A külvilággal való kommunikáció szempontjából az üzleti kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy kapcsolatba léphessünk a médiával, és pozitív képet kapjunk a vállalatról, valamint elemezzük a célközönséget és felmérjük igényeiket. Azt is lehetővé teszi számunkra, hogy megtanuljuk megragadni a potenciális ügyfeleket, és értékeljük a dinamikus és folyékony társadalomban bekövetkező változásokat, amelyekben élünk, valami alapvető fontosságú a lehetséges nehézségek előrejelzése és a környezettel való alkalmazkodás érdekében..

Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen, szükséges, hogy a vállalat maga is hatékony csatornákat hozzon létre, valamint a tevékenységein keresztül az információk továbbítását, a kommunikációhoz szükséges eszközöket, valamint aktívan működjenek, hogy ne legyen bizonytalanság Ami azt illeti, amit a szervezeten belül kérnek és keresnek.

Fontos, hogy mind formális, mind informális szempontból dolgozzunk, valamint értékeljük a különböző munkavállalók szükségleteit és gondolatait. Az empátia is alapvető, valamint a kommunikációs mechanizmusok jó szabályozása és tervezése.

• Talán érdekel: "Vállalati identitás: mi az és hogyan határozza meg a szervezeteket"

Különböző típusú üzleti kommunikáció

Nem minden vállalat és szervezet kommunikál ugyanolyan módon, és vannak az üzleti kommunikáció különböző típusai és osztályozása különböző kritériumok alapján.

1. Belső és külső

Az első az, amely megkülönbözteti a belső és külső kommunikációt, az első az, ami a vállalat különböző szervezeti egységei és munkatársai, valamint a második a környezethez való kommunikáció létrehozására irányul..

2. Kétirányú és egyirányú

Hasonlóképpen, az üzleti kommunikációs stílusok is nagyobb vagy kisebb interaktivitásúak, megtalálhatók a leggyakrabban kétirányú kommunikációban, amelyben a feladó és a vevő kölcsönhatásba lép és információt cserél, amíg az egyirányú, amelyben csak egy üzenet kerül elküldésre, általában a hatalmi pozíciókból, a fogadónak, aki nem válaszol.

3. Növekvő, csökkenő és vízszintes

A szervezet belső üzleti kommunikációján belül három nagy típust találhatunk, attól függően, hogy az információ kezdődik-e, és hogy a feladó és az azonos kommunikáció vevője között van-e helyzete. A lefelé irányuló kommunikációról akkor beszélünk, amikor a kommunikatív cselekményt egy, a vevőnél magasabb díjat kibocsátó kibocsátó végzi.

Amikor az alárendeltje adja ki az üzenetet a felettesének, akkor növekvő kommunikációról beszélünk. Mindkét esetben egyfajta függőleges kommunikációval kellene szembenéznünk, azaz egy olyan kommunikációval, amelyben a kommunikatív cselekvést fenntartó témáknak egyenlőtlenségi viszonyuk van hatalmi szempontból (közöttük hierarchia van).

A másik nagyszerű kommunikációs típus a horizontális kommunikáció, amely az azonos pozíciójú és a hierarchia azonos szintjén lévő egyének között jön létre..

4. Hivatalos és informális

Végül meg kell jegyezni, hogy az üzleti kommunikációban két különböző kommunikációs csatorna létezik: formális és informális. Az első az, ahol a technikai szempontokat általában kezelik és magukhoz kötik a feladatok, és ez egyfajta tiszteletre méltó kommunikáció, amely a vállalat okaira és céljára összpontosít..

Az informális kommunikációban azonban, rugalmasabb és természetesebb kommunikáció jön létre, elsősorban az interperszonális kapcsolatokra összpontosítottak, és gyakran a legnagyobb mértékben befolyásolják a munkajólétet. Ez utóbbi nagymértékben változik attól függően, hogy ki végzi el a munkát, és felülmúlhat a munkahelyen, és a szervezet által nehezen ellenőrizhető.

A jó kommunikáció lehetséges veszélyei

Alapvető fontosságú a hatékony üzleti kommunikáció fenntartása, de nem könnyű. Figyelembe kell venni a felmerülő helyzetek magas fokú változékonyságának fennállását, valamint a meglévő helyzetek meglétét. félreértések, visszaélések és nehézségek a vállalat kommunikációjában.

1. A következetesség hiánya

Az egyik tényező, amely a leginkább befolyásolja, hogy a kommunikáció valóban hasznos, a kibocsátó hitelessége és az üzenet címzettje számára mutatott megfontolás. Ennek egyik példája lehet az elmondottak és az elmondottak közötti disszonanciák létezése. megtörténik, és nem tartja meg a kibocsátókat a kiadott üzenetekkel való összhang megteremtésének módja.

Ez utóbbi történhet a vállalat bármely munkavállalójában, függetlenül a hierarchikus pozíciójától, vagy ha egy felsőbbrendűvel, alárendelt vagy valaki a hierarchia azonos szintjén beszél, és komoly következményekkel jár mindkét témára (a helyzettől függően) lehet, hogy rossz vagy akár elbocsátottnak is tekinthető), mint a szervezet (alacsonyabb szintű bizalmat generál az emberben, és abban az esetben is, ha a szervezetben is magas pozíció van).

Ugyanígy, és például a nagyvállalatok esetében, ahol sok osztály van, ha a vállalaton belüli jogosultsági vagy referenciaszámok között eltérések vannak, valószínűleg olyan helyzetet teremthet, amelyben a munkavállaló nem tudja igazán, hogy milyen vezetést kell követnie, valami, ami frusztrációt és bizalmatlanságot okozhat.

Hasonlóképpen, nagyon óvatosnak kell lennünk az üzenetek értelmezhetőségével, mivel az ambivalencia megléte különböző részlegeket vagy dolgozókat okozhat az ellentétes dolgok értelmezéséhez. Az üzleti kommunikáció célja, hogy pontosan a belső szervezetet és a koherenciát biztosítsa, hogy a különböző értelmezésekkel nem rendelkező világos üzenetek bizonytalanságot és kétségeket okozhassanak az üzenet címzettjeivel kapcsolatban.

2. Érzelmi kapcsolat hiánya

Egy másik probléma megtalálható a kommunikáció során. Néhány szervezetnél például nehézségekbe ütközhet az érzelmi kötődés kialakítása, amely a munkavállalókban kevesebb elkötelezettséget és termelékenységet eredményezhet, és a felhasználók számára az érdeklődés hiánya és más alternatívák keresése. Meg kell értékelni, hogy mindent, ami megtörtént, és még nem is, alapvetően kommunikatív.

Így maga az üzenet nemcsak fontos, hanem az átadás módja is: nem ugyanaz, vagy ugyanazokat az érzéseket kínálja, mint egy személyes találkozás vagy egy valódi kapcsolat keresése.

3. Nem érti a kontextust

Azt is értékelni kell a jelenlegi helyzethez és a társadalmi fejlődéshez való alkalmazkodás, valamint a helyzet sajátosságait. Például egyre inkább globalizálódó társadalomban, és ahol az új technológiák lehetővé teszik azonnali kommunikációt nagyszámú emberrel egyidejűleg, szükség lehet a kommunikációs politikák elemzésére és befektetésére, amelyek figyelembe veszik a hálózatok teljesítményét. és hogyan adható meg a kívánt információ helyes továbbítása a világ más régiói potenciális ügyfeleivel való kapcsolattartás értékelése mellett.

Hasonlóképpen szükség van a vállalat saját helyzetének értékelésére is, hogy ne vállaljon többet, mint amennyire fedezhető, figyelembe véve a vállalat egészének helyzetét..

Egy másik probléma lehet a kiadott üzenetek tartalma: lehetséges, hogy bár a kommunikáció létezik, nem továbbítja vagy nem érti azt a tartalmat, amelyet továbbítani kellene. Az összpontosíthat inkább kiegészítő szempontokra, és elháríthatja például az adott álláshely irányultságát vagy céljait, vagy hogy magától értetődőnek tartják a soha nem kifejezett ismeretek létezését.

4. A kommunikáció elkülönítése és hiánya

Végül, talán a legjelentősebb probléma, amely az összes előzőből extrapolálható, az, hogy nincs valódi kommunikáció.

A legtisztább példa az egyirányú kommunikáció stabil és folyamatos használata, amely stagnáló helyzetet és a szervezeten belüli megértés hiányát eredményezheti. Szerencsére ma a legkevésbé pontosan azért használják, mert a legkevésbé hatékony és leghasznosabb.

Ez is lehetséges hogy a különböző pozíciók nem rendelkeznek megfelelő mechanizmusokkal az érintkezéshez még akkor is, ha véleményüket meghallgatják, kevesebb a visszajelzés lehetősége, sőt, hogy a vállalat különböző részei nem érintkeznek egymással. Szükséges az aktív interakció ösztönzése.

Irodalmi hivatkozások:

• Andrade, Horacio. (2005). Belső szervezeti kommunikáció: folyamat, fegyelem és technika. Spanyolország: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Tudomány és információelmélet. Mineola, N.Y.: Dover.